Excel ar apskaitos programa? Kada ateina laikas pokyčiams

Pradėjus verslą, Excel dažnai atrodo visiškai pakankamas.

Jis pažįstamas, paprastas ir nereikalauja papildomų investicijų. Keletas klientų, kelios sąskaitos per mėnesį ir viena lentelė – viskas atrodo kontroliuojama. Tačiau verslas retai lieka toks pats.

Klientų daugėja, sąskaitų daugėja, atsiranda PVM, reikia sekti mokėjimus, ieškoti senų dokumentų ir vis dažniau kyla klausimas: gal jau laikas pereiti prie apskaitos programos?

Trumpas atsakymas – jeigu apie tai pradėjote galvoti, tikėtina, kad taip.

Pažiūrėkime, kuo iš tikrųjų skiriasi Excel ir apskaitos programa.

Kada Excel vis dar yra geras pasirinkimas?

Būkime sąžiningi, Excel nėra blogas įrankis. Jeigu tik pradedate veiklą ir per mėnesį išrašote vos kelias sąskaitas, jis gali puikiai atlikti savo darbą.

Excel tinka, jeigu:

• išrašote iki 10–15 sąskaitų per mėnesį
• neturite darbuotojų
• nesate PVM mokėtojas
• jums nereikia sudėtingų finansinių ataskaitų
• apskaita užima labai nedaug laiko

Tokiu atveju nėra jokios priežasties skubėti. Tačiau situacija keičiasi labai greitai.

Kada Excel pradeda trukdyti?

Yra vienas paprastas požymis. Jeigu vis dažniau sakote: „Palauk, reikia pažiūrėti į kitą failą.” Vadinasi, procesai tampa sudėtingesni.

Dažniausiai pirmieji signalai atrodo taip:

• nebeaišku, kurios sąskaitos jau apmokėtos;
• atsiranda kelios Excel lentelės;
• dokumentų reikia ieškoti el. pašte;
• vis dažniau pasitaiko klaidų formulėse;
• mėnesio pabaigoje apskaita užima pusę dienos arba daugiau.

Tai reiškia, kad problema jau nėra Excel. Problema ta, kad verslas išaugo.

Didžiausias skirtumas – ne funkcijos, o laikas

Daugelis žmonių lygina funkcijas. Tačiau svarbiausias skirtumas yra visai kitas. Laikas.

Įsivaizduokite, kad kiekvieną mėnesį išrašote 80 sąskaitų. Jeigu kiekvienai jų sugaištate vos dvi papildomas minutes, per mėnesį susidaro daugiau nei dvi su puse valandos. Per metus – daugiau nei 30 valandų. Tai beveik keturios darbo dienos. Ir tai tik sąskaitų išrašymas.

Pridėkite mokėjimų tikrinimą, dokumentų paiešką ir ataskaitų ruošimą – skirtumas tampa dar didesnis.

Excel ir apskaitos programa: palyginimas

Svarbu suprasti, kad apskaitos programa nėra tik Excel pakaitalas. Ji pakeičia visą darbo procesą.

O kaip dėl kainos?

Tai vienas dažniausių argumentų. „Excel juk nieko nekainuoja.“ Iš pirmo žvilgsnio tai tiesa. Tačiau Excel kainuoja laiką.

Jeigu kiekvieną savaitę apskaitai skiriate papildomą valandą, per metus susidaro daugiau nei 50 valandų. Pagalvokite, ką per tą laiką galėtumėte nuveikti savo versle. Kartais pigiausias sprendimas ilgainiui tampa brangiausiu.

Ar apskaitos programa reiškia daugiau sudėtingumo?

Priešingai. Daugelis šiuolaikinių sistemų kuriamos taip, kad jomis galėtų naudotis ne tik buhalteriai, bet ir verslo savininkai. Tikslas nėra pridėti kuo daugiau mygtukų.

Tikslas – padėti greičiau atlikti kasdienius darbus. Todėl prieš pasirinkdami programą būtinai ją išbandykite. Jeigu per pirmąsias dešimt minučių jaučiatės pasimetę, tikėtina, kad verta paieškoti kito sprendimo. Pavyzdžiui, „SimplBooks“ programinė įranga siūlo demonstracinę versiją, kurią galima rasti svetainės poraštėje.

Ką gali suteikti apskaitos programa, ko nesuteiks Excel?

Be pagrindinių apskaitos funkcijų, daugelis šiuolaikinių sistemų siūlo ir papildomas galimybes.

Pavyzdžiui:

• elektroninių sąskaitų siuntimą ir gavimą;
• banko integracijas;
• automatinį mokėjimų sekimą;
• finansines ataskaitas realiuoju laiku;
• bendradarbiavimą su buhalteriu vienoje sistemoje.

Kai kurios programos, pavyzdžiui, SimplBooks, taip pat siūlo dirbtinio intelekto funkcijas. Jos gali padėti greičiau rasti informaciją, atsakyti į klausimus apie įmonės finansus ar paaiškinti apskaitos procesus. Tai ypač naudinga smulkiojo verslo savininkams, kurie ne visada turi apskaitos žinių.

Kaip suprasti, kad jau laikas pereiti prie apskaitos programos?

Užduokite sau šiuos klausimus.

• Ar išrašau daugiau nei 20–30 sąskaitų per mėnesį?
• Ar dažnai ieškau dokumentų skirtinguose failuose?
• Ar noriu aiškiau matyti įmonės finansus?
• Ar bendradarbiauju su buhalteriu?
• Ar administraciniai darbai užima vis daugiau laiko?

Jeigu bent į kelis klausimus atsakėte „taip“, tikėtina, kad apskaitos programa padės dirbti efektyviau.

Išvada

Excel buvo puikus pagalbininkas verslo pradžioje. Tačiau augant verslui svarbu, kad kartu augtų ir naudojami įrankiai.

Apskaitos programa ne tik padeda išrašyti sąskaitas. Ji leidžia geriau suprasti savo verslo finansus, sumažina rankinio darbo kiekį ir suteikia daugiau laiko tam, kas iš tikrųjų svarbu – jūsų klientams ir verslo augimui.

Jeigu svarstote, ar jau laikas pereiti prie apskaitos programos, geriausias būdas tai įvertinti – išbandyti vieną iš šiuolaikinių debesų sprendimų. Praktika labai greitai parodys, kiek laiko galima sutaupyti.

Su „SimplBooks“ buhalterinės apskaitos programos galimybėmis galite susipažinti čia.