Geriausia apskaitos programa mažoms įmonėms

Kai įmonė dar nedidelė, gali atrodyti, kad apskaitai pakaks kelių „Excel“ lentelių, atskiro aplanko sąskaitoms ir gero gebėjimo viską prisiminti. Kurį laiką toks būdas netgi veikia. Tačiau verslui augant daugėja klientų, dokumentų, mokėjimų ir terminų. Tada apskaita pradeda reikalauti vis daugiau laiko, o viena nepastebėta klaida gali kainuoti gerokai daugiau nei tinkama apskaitos programa.

Kokia yra geriausia apskaitos programa mažoms įmonėms? Vieno universalaus atsakymo nėra. Geriausia programa yra ta, kuri tinka būtent jūsų verslui, palengvina kasdienius darbus ir neapsunkina funkcijomis, kurių niekada nenaudosite.

Pažiūrėkime, į ką verta atkreipti dėmesį renkantis apskaitos programą mažai įmonei.

Gera apskaitos programa turi taupyti laiką

Mažoje įmonėje tas pats žmogus dažnai rūpinasi pardavimais, klientais, sąskaitomis ir dar keliolika kitų užduočių. Todėl apskaitos programa neturėtų tapti dar vienu darbu. Ji turėtų padėti jo išvengti.

Patogi programa leidžia greitai išrašyti sąskaitą, matyti neapmokėtus dokumentus, registruoti išlaidas ir rasti reikalingą informaciją be ilgų paieškų. Dar geriau, jei pasikartojančius veiksmus galima automatizuoti.

Renkantis programą verta savęs paklausti: ar ši sistema iš tiesų sutrumpins mano kasdienius darbus? Jei paprastai užduočiai atlikti reikia ieškoti instrukcijų, atidaryti daugybę langų ar kelis kartus įvesti tuos pačius duomenis, tikėtina, kad ilgainiui tokia programa pradės varginti.

Paprastas naudojimas yra svarbiau už funkcijų skaičių

Ilgas funkcijų sąrašas gali atrodyti įspūdingai, tačiau mažai įmonei nebūtinai reikia sudėtingiausio sprendimo rinkoje. Daug svarbiau, kad dažniausiai naudojamos funkcijos būtų aiškios ir lengvai pasiekiamos.

Prieš priimdami sprendimą išbandykite, kaip programoje atliekami pagrindiniai veiksmai:

1. Kaip išrašoma ir išsiunčiama pardavimo sąskaita?
2. Kaip įvedama pirkimo sąskaita ar kita išlaida?
3. Ar lengva matyti, kurios sąskaitos jau apmokėtos?
4. Ar galima greitai rasti ankstesnius dokumentus?
5. Ar finansinė informacija pateikiama suprantamai?

Jei šiuos veiksmus pavyksta atlikti intuityviai, tai geras ženklas. Apskaitos programa turi būti suprantama ne tik buhalteriui, bet ir įmonės vadovui.

Visos svarbiausios funkcijos vienoje vietoje

Pradžioje įmonei gali pakakti sąskaitų išrašymo, tačiau ilgainiui dažnai prireikia daugiau. Atsiranda pirkimo dokumentai, išlaidų apskaita, ataskaitos, darbo užmokestis, sandėlis ar poreikis bendradarbiauti su buhalteriu.

Todėl verta rinktis programą, kuri gali augti kartu su verslu. Tai nereiškia, kad visas funkcijas turite pradėti naudoti iš karto. Svarbu žinoti, kad jų nereikės ieškoti kitoje sistemoje, kai poreikiai pasikeis.

Naudinga patikrinti, ar programa siūlo:

• pardavimo ir pirkimo sąskaitų valdymą;
• pajamų ir išlaidų apskaitą;
• aiškias finansines ataskaitas;
• banko operacijų apdorojimą;
• darbo užmokesčio apskaitą, jei turite darbuotojų;
• sandėlio apskaitą, jei prekiaujate prekėmis;
• galimybę suteikti prieigą buhalteriui ar kitiems komandos nariams.

Kai informacija laikoma vienoje sistemoje, sumažėja duomenų dubliavimo ir klaidų tikimybė. Be to, daug lengviau suprasti tikrąją įmonės finansinę padėtį.

Automatizavimas, kuris sumažina rankinį darbą

Viena didžiausių šiuolaikinės apskaitos programos naudų yra galimybė automatizuoti pasikartojančias užduotis. Kuo mažiau duomenų reikia perrašyti ranka, tuo daugiau laiko lieka klientams ir verslo plėtrai.

Priklausomai nuo programos, galima automatizuoti sąskaitų siuntimą, mokėjimų susiejimą, dokumentų įvedimą, priminimus klientams ar reguliarių sąskaitų kūrimą. Naudingos ir integracijos su bankais, elektroninių sąskaitų operatoriais, internetinėmis parduotuvėmis bei kitomis verslo sistemomis.

Renkantis programą verta galvoti ne tik apie tai, ko reikia šiandien. Pagalvokite, kokius darbus vis dar atliekate rankiniu būdu ir kuriuos norėtumėte automatizuoti artimiausiu metu.

Aiški kaina be netikėtų papildomų išlaidų

Mažai įmonei kaina yra svarbi, tačiau pigiausia apskaitos programa ne visada yra ekonomiškiausias pasirinkimas. Jei sistema reikalauja daug rankinio darbo, trūkstamas funkcijas tenka pirkti atskirai arba nuolat prašyti pagalbos, tikroji jos kaina gali būti gerokai didesnė.

Lygindami pasiūlymus patikrinkite, kas įskaičiuota į mėnesio kainą. Ar yra dokumentų, vartotojų arba funkcijų apribojimų? Ar už atnaujinimus, pagalbą ir integracijas reikia mokėti papildomai? Ar galėsite pakeisti planą verslui augant?

Vertinkite ne tik mėnesinį mokestį, bet ir laiką, kurį programa padės sutaupyti.

Pagalba tada, kai jos iš tikrųjų reikia

Net ir paprastoje programoje kartais kyla klausimų. Todėl geras klientų aptarnavimas yra ne mažiau svarbus nei pačios funkcijos.

Pasidomėkite, ar programa turi aiškią žinių bazę, naudojimo instrukcijas ir konsultantus, į kuriuos galima kreiptis. Taip pat svarbu, kad pagalba būtų teikiama jums suprantama kalba. Kai reikia greitai išrašyti sąskaitą ar parengti svarbią ataskaitą, ilgas atsakymo laukimas gali tapti rimta problema.

Saugumas ir prieiga iš bet kurios vietos

Apskaitos programoje saugoma jautri įmonės informacija, todėl saugumas neturėtų būti tik papildomas privalumas. Patikimas sprendimas turi reguliariai atnaujinti sistemą, saugoti duomenis ir suteikti galimybę valdyti vartotojų teises.

Debesijos pagrindu veikianti programa taip pat leidžia prisijungti iš biuro, namų ar kelionės metu. Duomenys nėra pririšti prie vieno kompiuterio, o buhalteris ir įmonės vadovas gali dirbti su ta pačia aktualia informacija.

Prieš pasirinkdami būtinai išbandykite

Programos aprašymas gali skambėti puikiai, tačiau tikrasis patogumas paaiškėja ją naudojant. Jei siūlomas nemokamas bandomasis laikotarpis, sukurkite kelias sąskaitas, įveskite išlaidas, peržiūrėkite ataskaitas ir pakvieskite prisijungti buhalterį.

Bandydami programą atsakykite į kelis paprastus klausimus:

• Ar lengvai suprantu, kur rasti reikalingas funkcijas?
• Ar kasdienius veiksmus galiu atlikti greičiau nei anksčiau?
• Ar matau aiškų savo įmonės finansų vaizdą?
• Ar ši programa bus tinkama ir po metų?
• Ar prireikus žinosiu, kur kreiptis pagalbos?

Jei atsakymai teigiami, tikėtina, kad radote savo verslui tinkamą sprendimą.

Taigi, kokia yra geriausia apskaitos programa mažoms įmonėms?

Geriausia apskaitos programa mažoms įmonėms nėra ta, kuri turi daugiausia funkcijų ar mažiausią kainą. Tai programa, kuri yra lengvai suprantama, taupo laiką, pateikia aiškią finansinę informaciją ir gali prisitaikyti prie augančio verslo poreikių.

SimplBooks sukurta tam, kad kasdienė apskaita būtų paprastesnė tiek verslininkui, tiek buhalteriui. Vienoje sistemoje galima valdyti sąskaitas, pirkimus, išlaidas ir kitą svarbią įmonės finansinę informaciją. Programą galite išbandyti nemokamai 30 dienų ir patys įsitikinti, ar ji tinka jūsų verslui.