Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą? Paprastas gidas pradedančiajam verslui

Pirmoji sąskaita dažnai kelia daugiau klausimų nei atrodo. Ar reikia nurodyti PVM? Kokie rekvizitai privalomi? Ar galima sąskaitą išrašyti Excel faile? O gal tam būtina apskaitos programa?

Jeigu šie klausimai pažįstami, nesate vieni. Daugelis pradedančių verslininkų pirmąją sąskaitą išrašo ieškodami informacijos internete. Šiame straipsnyje paaiškinsime, ką būtina žinoti, kad sąskaita būtų išrašyta teisingai ir nekeltų problemų nei jums, nei jūsų klientui.

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra – tai dokumentas, kuriuo pardavėjas patvirtina, kad suteikė paslaugą arba pardavė prekes, o pirkėjas turi už jas atsiskaityti.

Paprastai tariant, tai oficialus mokėjimo dokumentas. Ji reikalinga ne tik klientui. Ji svarbi ir jūsų įmonės apskaitai, pajamų registravimui bei mokesčių apskaičiavimui.
Sąskaitas faktūras „SimplBooks“ apskaitos programoje kurti itin paprasta – sužinokite daugiau.

Kokia informacija turi būti sąskaitoje?

Nors sąskaitos gali atrodyti skirtingai, pagrindinė informacija jose išlieka ta pati.

Įprastai sąskaitoje turi būti:

• sąskaitos numeris;
• išrašymo data;
• pardavėjo pavadinimas ir rekvizitai;
• pirkėjo pavadinimas ir rekvizitai;
• prekių arba paslaugų pavadinimai;
• kiekis;
• kaina;
• bendra suma;
• PVM informacija, jeigu ji taikoma.

Kuo aiškesnė sąskaita, tuo mažiau klausimų kyla klientui.

Ar galima sąskaitą išrašyti Excel programoje?

Taip. Niekas nedraudžia sąskaitos sukurti Excel arba Word dokumente. Tačiau verta pagalvoti, kiek laiko tai užims po kelių mėnesių.

Reikės rankiniu būdu numeruoti sąskaitas. Saugoti skirtingas failų versijas. Stebėti, kurios sąskaitos jau apmokėtos. Ieškoti senų dokumentų.

Kol sąskaitų vos kelios, tai nėra problema. Tačiau augant verslui rankinis darbas pradeda užimti vis daugiau laiko.

Kodėl vis daugiau įmonių naudoja apskaitos programas?

Įsivaizduokite dvi situacijas. Pirmuoju atveju klientas paprašo prieš metus išrašytos sąskaitos kopijos. Jūs pradedate ieškoti tarp skirtingų aplankų ir el. laiškų.

Antruoju atveju atidarote apskaitos programą, įvedate kliento pavadinimą ir sąskaita atsiranda per kelias sekundes. Būtent tokios smulkmenos kasdien sutaupo daug laiko.

Be to, apskaitos programa leidžia:

• automatiškai numeruoti sąskaitas;
• matyti, kurios sąskaitos dar neapmokėtos;
• saugiai laikyti visus dokumentus vienoje vietoje;
• lengvai bendradarbiauti su buhalteriu.

Dažniausios klaidos išrašant sąskaitas

Trūksta privalomų rekvizitų

Prieš siųsdami sąskaitą visada peržiūrėkite, ar joje yra visa būtina informacija.

Neteisinga numeracija

Sąskaitų numeriai turi būti nuoseklūs. Praleisti ar dubliuojami numeriai gali sukelti nereikalingų klausimų apskaitoje.

Klaidos kliento rekvizituose

Viena neteisinga įmonės kodo ar PVM mokėtojo kodo raidė gali reikšti, kad teks išrašyti naują dokumentą. Todėl rekvizitus verta patikrinti du kartus.

Sąskaitos siunčiamos per vėlai

Kuo greičiau klientas gauna sąskaitą, tuo didesnė tikimybė, kad greičiau gausite apmokėjimą. Paprasta taisyklė – neatidėliokite.

Kaip išrašyti sąskaitą greičiau?

Jeigu kiekvieną kartą rankiniu būdu vedate tuos pačius kliento duomenis, kopijuojate seną sąskaitą ir tik keičiate datą, tikriausiai tam sugaištate daugiau laiko nei reikėtų.

Šiuolaikinės apskaitos programos leidžia išsaugoti klientų informaciją, automatiškai numeruoti sąskaitas ir vos keliais paspaudimais sukurti naują dokumentą.

Jeigu kiekvieną mėnesį išrašote dešimtis sąskaitų, skirtumas tampa labai greitai pastebimas.

Ar verta naudoti apskaitos programą vien dėl sąskaitų?

Iš pradžių gali atrodyti, kad ne. Tačiau ilgainiui paaiškėja, jog didžiausia nauda slypi ne pačiame sąskaitos išrašyme.

Programa leidžia vienoje vietoje matyti klientus, pajamas, mokėjimus ir kitus svarbius finansinius duomenis.

Pavyzdžiui, SimplBooks leidžia ne tik greitai išrašyti sąskaitas, bet ir stebėti jų apmokėjimą, tvarkyti apskaitą bei bendradarbiauti su buhalteriu vienoje sistemoje. Tai ypač patogu augančioms mažoms įmonėms. Skirtingi „SimplBooks“ planai yra prieinami ir mažiesiems verslininkams.