Kaip išsirinkti apskaitos programą? 5 dalykai, į kuriuos tikrai verta atkreipti dėmesį

Kai pradedate verslą, apskaita dažniausiai nėra pirmas dalykas, apie kurį galvojate. Daug svarbiau rasti pirmuosius klientus, išsiųsti pasiūlymus ar auginti pardavimus.

Tačiau ateina diena, kai Excel failų jau per daug, sąskaitų daugėja, o atsakymo į klausimą „Ar klientas jau sumokėjo?“ tenka ieškoti keliose skirtingose vietose.

Tuomet daugelis pradeda ieškoti apskaitos programos.

Tik kaip suprasti, kuri iš jų iš tiesų verta dėmesio?

Rinkoje pasirinkimas didžiulis. Vienos programos siūlo šimtus funkcijų, kitos vilioja maža kaina, dar kitos žada automatizuoti visą apskaitą. Tačiau gera programa nebūtinai yra ta, kuri turi daugiausia galimybių. Ji yra ta, kuri palengvina jūsų kasdienį darbą.

Štai penki dalykai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį prieš priimant sprendimą.

1. Programa turi taupyti jūsų laiką, o ne jį atimti

Pabandykite prisiminti, kiek laiko kiekvieną savaitę skiriate administraciniams darbams.

• Sąskaitų išrašymas.
• Mokėjimų tikrinimas.
• Dokumentų paieška.
• Klientų skolų sekimas.

Jeigu gera apskaitos programa leidžia šiuos darbus atlikti perpus greičiau, per metus sutaupysite dešimtis valandų.

Todėl rinkdamiesi programą paklauskite savęs vieno paprasto klausimo: Ar ši programa padės dirbti greičiau nei dabar? Jeigu atsakymas neaiškus, verta paieškoti kito sprendimo.

2. Ji turi būti paprasta naudoti

Kartais atrodo, kad kuo daugiau funkcijų, tuo geresnė programa.

Praktikoje dažnai būna priešingai.

Jeigu norint išrašyti vieną sąskaitą reikia spausti dešimt mygtukų, programa greitai pradės erzinti.

Gera apskaitos sistema leidžia svarbiausius darbus atlikti intuityviai. Net žmogus, kuris nėra buhalteris, turėtų suprasti, kur rasti klientus, kaip išrašyti sąskaitą ar peržiūrėti pajamas.

Todėl prieš priimdami sprendimą būtinai išbandykite demonstracinę arba bandomąją versiją. Jau po kelių minučių dažniausiai tampa aišku, ar programa jums patogi.
„SimplBooks“ apskaitos programinė įranga turi bandomąją versiją, kurią galima rasti svetainės poraštėje.

3. Pagalvokite ne tik apie šiandieną

Šiandien galbūt išrašote 15 sąskaitų per mėnesį. Po metų jų gali būti 150. Todėl verta rinktis programą, kuri auga kartu su jūsų verslu.

Pasidomėkite:

• ar galėsite pridėti daugiau naudotojų;
• ar programa palaiko elektronines sąskaitas;
• ar galima integruoti banką;
• ar ji tinka PVM mokėtojams;
• ar buhalteris galės prisijungti prie tos pačios sistemos.

Kuo mažiau reikės keisti procesų ateityje, tuo lengviau bus augti.

4. Automatizavimas yra didesnė nauda nei atrodo

Daugelis verslininkų mano, kad kelios minutės čia ar ten nieko nepakeis. Tačiau pabandykime paskaičiuoti.

Jeigu kiekvienai sąskaitai rankiniu būdu sugaištate dvi papildomas minutes, o per mėnesį jų išrašote 100, tai sudaro daugiau nei tris valandas. Per metus tai jau beveik dvi darbo dienos.

Automatizuoti procesai leidžia:

• greičiau išrašyti sąskaitas;
• siųsti pasikartojančias sąskaitas;
• importuoti banko operacijas;
• stebėti neapmokėtas sąskaitas;
• greičiau rasti reikiamą informaciją.

Tai laikas, kurį galite skirti klientams arba verslo plėtrai.

5. Nepamirškite klientų aptarnavimo

Net geriausia programa kartais kelia klausimų. Galbūt pirmą kartą išrašote kreditinę sąskaitą. Gal reikia pagalbos su PVM.

Gal nepavyksta rasti tam tikros funkcijos.

Tokiose situacijose labai svarbu, kad pagalbą gautumėte greitai.

Prieš pasirinkdami programą pasidomėkite:

• ar pagalba teikiama lietuvių kalba;
• kokiais kanalais galima susisiekti;
• ar yra pagalbos centras su straipsniais ir vaizdo pamokomis;
• kaip apie klientų aptarnavimą atsiliepia kiti naudotojai.

Kartais būtent geras klientų aptarnavimas tampa priežastimi, kodėl įmonės viena programa naudojasi daugelį metų.

Excel ar apskaitos programa?

Jeigu verslą tik pradedate, Excel gali atrodyti pakankamas.

Tačiau ilgainiui jis ima kelti vis daugiau rūpesčių.

Jeigu vis dažniau pastebite, kad apskaita atima daugiau laiko nei anksčiau, tikėtina, kad jau metas pereiti prie apskaitos programos.

O kaip dirbtinis intelektas?

Pastaraisiais metais dirbtinis intelektas sparčiai keičia ir apskaitos programas.

Jis gali padėti greičiau rasti informaciją, analizuoti finansinius duomenis ar atsakyti į klausimus apie jūsų įmonės rodiklius.

Pavyzdžiui, vietoje ilgos ataskaitos analizės galite tiesiog paklausti:

„Kokios buvo didžiausios praėjusio mėnesio išlaidos?”

Šiuolaikinės sistemos, tokios kaip SimplBooks, jau siūlo AI funkcijas, kurios padeda greičiau suprasti įmonės finansinę situaciją ir kasdienius apskaitos procesus. Tai nėra funkcija, kurią naudosite vien dėl naujovių. Ji gali realiai sutaupyti laiko ieškant informacijos.

Išvada

Renkantis apskaitos programą verta žiūrėti ne tik į kainą.

Daug svarbiau, kiek laiko ji padės sutaupyti, kaip lengvai ja naudositės ir ar ji bus patogi po metų ar dvejų, kai jūsų verslas paaugs.

Skirkite laiko išbandyti kelis sprendimus, palyginkite jų funkcijas ir įvertinkite, kuris geriausiai atitinka jūsų kasdienius poreikius. Juk gera apskaitos programa turėtų dirbti jums, o ne jūs jai.

Taip pat perskaitykite įrašą: Kas užtikrina apskaitos programinės įrangos patikimumą ir saugumą?